在過去的幾年里，不少單位的人力資源部門的人力資源管理信息化建設(shè)碰到了困難，筆者通過一些成功與失敗的案例總結(jié)出各單位在人力資源管理信息化過程中的一些誤區(qū)和存在的問題，希望能夠給正在從事人力資源信息化建設(shè)的單位和人員一些啟發(fā)。
目前，無論是機關(guān)、事業(yè)單位、還是企業(yè)單位，人力資源管理對于組織生存與長遠發(fā)展所具備的重要性都已經(jīng)有了明確的認識，而人力資源管理水平的提升不僅需要高素質(zhì)的管理人員，而且也需要信息化工具進行輔助。因此，在過去的幾年里，不少單位的人力資源部門都開始了本單位的人力資源管理信息化建設(shè)，但實踐中卻碰到了不少困難，一些人力資源軟件開發(fā)的項目經(jīng)常以失敗告終，筆者見證了不少單位人力資源管理信息化的歷程，或親身參與，或耳聞目睹，通過一些成功與失敗的案例可以總結(jié)出各單位在人力資源管理信息化過程中的一些誤區(qū)和存在的問題，希望能夠給正在從事人力資源信息化建設(shè)的單位和人員一些啟發(fā)。
一、由傳統(tǒng)的人事管理向人力資源管理過渡，各單位管理的模式不斷變化
在中國由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變的特殊背景下，各單位人力資源管理的模式不斷發(fā)生著變化，經(jīng)常是剛剛完成軟件的開發(fā)，管理模式又要發(fā)生變化；一套軟件曾經(jīng)使用得不錯，但過了一兩年，就又不能滿足使用了；不少單位因為人力資源軟件的開發(fā)跟不上管理的變化，而陷入了困境。以往，一套軟件開發(fā)出來后，其功能項及其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就成為固定內(nèi)容，難以進行更改，更不用說各單位來進行修訂。現(xiàn)在不少商品化軟件都已注意到這個問題，開發(fā)的軟件基本都是靈活的結(jié)構(gòu)，但他們往往沒有處理好“軟件的靈活”和“操作的簡便”之間的關(guān)系，開發(fā)出來的產(chǎn)品用戶難以理解，更談不上自由操作，因而阻礙了軟件的推廣進程。
二、缺少規(guī)劃，各自為政，數(shù)據(jù)源不一致，難以輔助決策
這一點是用戶當(dāng)中普遍存在的問題，人力資源部的每個業(yè)務(wù)處室使用著不同的軟件，或上級下發(fā)，或找人開發(fā)，或購買單機商品化軟件，各部門自己維護自己的數(shù)據(jù)庫，這樣使用軟件的結(jié)果：
1、維護很吃力，本來就沒有專人，所有內(nèi)容都要自己部門來維護，時間一長或工作一忙，就維護不了。
2、不同的部門軟件維護的情況不一樣，報到領(lǐng)導(dǎo)那兒的數(shù)據(jù)就經(jīng)常會出現(xiàn)不一致的情況。領(lǐng)導(dǎo)不知該相信哪個部門的數(shù)據(jù)，更談不上利用數(shù)據(jù)進行有效決策了。
產(chǎn)生這一問題的主要原因是缺少組織規(guī)劃，另外認識上也有誤區(qū)，有些單位因為不了解計算機技術(shù)，以為網(wǎng)絡(luò)化管理，數(shù)據(jù)共享以后，數(shù)據(jù)的安全性就得不到保證，事實上，只有實現(xiàn)人事信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，數(shù)據(jù)才真正有了安全保障。
三、目標(biāo)定得過高，追求一步到位，沒有開發(fā)出或找到合適的軟件
還有一些單位，采取讓各個部門提自己的需求的方式匯總軟件需求，然后按照這些需求去尋找軟件或委托開發(fā)，這樣做的結(jié)果往往是：每一個部門都提出許多個性化需求，大家都有這樣一種心理：一定要趁這次機會把需求提全，把什么工作都計算機化，以后自己就輕松了。事實上，這是不現(xiàn)實的，如果在現(xiàn)階段就達到這樣的目標(biāo)的話，意味著假設(shè)有10個人的人力資源部門恐怕就要裁掉8個人了，因為都計算機化了嘛。這樣做的結(jié)果往往是失敗的。其實，通過這些年成功與失敗的案例，我們認為人力資源信息化的過程應(yīng)循序漸進、分布實施，先打基礎(chǔ)，后談應(yīng)用。具體實施可分為以下三步：
1、提高人力資源的工作效率
a、行政事務(wù)管理 b、組織機構(gòu)管理 c、薪酬福利管理
這幾部分工作占用管理者大量時間，手工操作不僅效率低，且容易出錯。因此，人力資源信息化首要解決的是如何提高工作效率。
2、規(guī)范人力資源的業(yè)務(wù)流程
a、招聘管理 b、績效管理 c、培訓(xùn)管理
人力資源信息化能將相關(guān)的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，且能將經(jīng)過優(yōu)化后的流程體現(xiàn)在系統(tǒng)中。
3、戰(zhàn)略性人力資源開發(fā)
a、員工發(fā)展，職業(yè)生涯規(guī)劃 b、人力資源成本評估 c、人力資源戰(zhàn)略決策
上面這三個步驟可謂環(huán)環(huán)相扣，如果第一步還沒有實施好，就去做第二步、第三步，打個比喻就象“沒有打地基就直接蓋三層樓”一樣。事實上，如果一個單位人力資源的信息化管理還沒有網(wǎng)絡(luò)化，還處在單機操作階段，那么距第二個步驟“規(guī)范人力資源的業(yè)務(wù)流程”就比較遠了，招聘、績效、培訓(xùn)都是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流程管理，要求使用人員必須熟悉網(wǎng)絡(luò)下的應(yīng)用，前提是本單位已經(jīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立了良好的人事、薪資數(shù)據(jù)庫并應(yīng)用良好。
在今年10月28日的首屆“EHR在中國2002年峰會”上，聯(lián)想集團人力資源部的有關(guān)人士做了題為“聯(lián)想集團人力資源信息化體會”的主題講座，講座談到他們正在與SAP合作，分步實施人力資源管理信息系統(tǒng)，目前只是完成了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建立和簡單的應(yīng)用，發(fā)言人很謙虛的表示“還不能說建的很好”，在談到為什么還沒有引進“績效考核”等管理時，發(fā)言人回答：“在我們自己還沒有研究清楚究竟采用什么方法進行績效考核的情況下，我們怎么能去引進一個績效管理軟件呢？”
四、不顧現(xiàn)實狀況，追求數(shù)據(jù)集中管理，增大了失敗的隱患
還有一些單位在了解了集中管理的優(yōu)點后，總是希望能夠進行集中管理，而忽略了自身的實際情況。我們認為，對于一些完全垂直管理的單位，規(guī)模適中，計算機應(yīng)用水平較高，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較好的單位是可以進行集中管理的。如：北京地稅、揚子石化、黑龍江移動等，他們都已經(jīng)利用HRP軟件成功的實現(xiàn)了集中管理。但有些行業(yè)，尤其是一些規(guī)模較大的全國性行業(yè)或本身對下級單位管理權(quán)限不高的單位，就不一定適合集中管理了，理由如下：
1、數(shù)據(jù)量越大，尤其達到十幾萬或幾十萬條記錄時，對網(wǎng)絡(luò)條件及系統(tǒng)的性能要求極高，一般的用戶都很難達到。
2、基層單位人事工作者的軟件應(yīng)用水平參差不齊，有些人少的單位維護數(shù)據(jù)的意識淡薄，這樣就會影響整個網(wǎng)絡(luò)的運行質(zhì)量。
3、投入巨大，人事數(shù)據(jù)與經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相比，及時性往往要求沒有那么高。
因此，對于這樣的用戶應(yīng)采用分布式管理或混合式管理。待各方面條件都成熟后，再考慮集中式管理也不遲。
五、立項開發(fā)，波折頗多，最終沒能使用上軟件
據(jù)我們了解，一些較大的單位很容易選擇自行組織開發(fā)HR軟件，他們往往認為：自行開發(fā)軟件成本低，上級單位一次開發(fā)，基層單位可以多次利用，還可以滿足自己單位的個性化需求。但實踐證明，自行開發(fā)的軟件往往難以成功，為什么不容易成功呢？總結(jié)起來，主要可以歸納為：
1）從DOS時代進入WINDOWS時代，應(yīng)用人員對軟件的要求越來越高，開發(fā)難度越來越大。
2）開發(fā)人員往往因為經(jīng)驗所限，不能夠完全領(lǐng)會用戶提出的需求要點，比如工資上有一個“雙肩挑”的概念，對于沒有一定人事業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的軟件工程師理解起來就需要時間。如果再要求他們開發(fā)的軟件能夠適應(yīng)各種變化，的確不是一件容易的事。
3）往往在項目接到手后，開發(fā)商考慮的不是如何將軟件開發(fā)的盡善盡美，而是考慮怎樣在最短的時間內(nèi)按功能要求做完了就行，至于操作是否容易就是一個彈性的概念了，你用戶說操作復(fù)雜，我開發(fā)商看挺簡單的，難以有一個評判的標(biāo)準(zhǔn)。而商品化軟件則不同，因其自身要在市場競爭中生存，因此所有的創(chuàng)作人員時刻都在想著怎樣讓自己的軟件做得盡善盡美，在市場上具有競爭力，這是內(nèi)在的動因，而項目開發(fā)則缺乏這種動因。
4）對于項目開發(fā)的軟件，一旦交付使用后，用戶提出的進一步需求對于開發(fā)商來說就是負擔(dān)，而商品化軟件則能夠不斷聽取用戶的優(yōu)化建議，對軟件進行維護升級，從而更貼近用戶的需求；用戶的批評和建議往往是一個產(chǎn)品開發(fā)成功的重要保證。
目前從整個行業(yè)來看，人力資源管理的信息化工作開展的并不理想，“思想超前，行動落后”是目前人力資源管理信息化的典型特征。當(dāng)然，導(dǎo)致這種局面的另一個主要的原因應(yīng)該歸咎于目前的人力資源軟件開發(fā)商尚處于不成熟階段，開發(fā)出來的產(chǎn)品本身就滿足不了用戶的使用要求。只有當(dāng)用戶的信息化應(yīng)用水平提高了，開發(fā)商開發(fā)出來的產(chǎn)品成熟了，才能夠真正迎來人力資源管理信息化的春天。
（來源：HR369人力資源網(wǎng)）
